メディア等ではあまり取り挙げられていないが、ペーパーレス化の促進などを目的とした改正電子帳簿保存法が来年１月に施行される。その改正内容は多岐に亘るが、これらの中には電子取引（取引情報の授受を電磁的方式により行う取引）に係る請求書・領収書等に関しては、一定のルールに基づき電子保存を必須とする内容が含まれている。

　「電子取引」というワードだけに着目すると、中小企業にとっては馴染みがないと思われがちであるが、ここで言う電子取引の中には、①電子メールによりＰＤＦファイル等の請求書などを受領 、②ホームページ（ＨＰ）からダウンロードした請求書等のデータ又はＨＰ画面コピー、③クレジットカード・キャッシュレス決済明細データ等の利用、なども含まれることから、おそらく多くの中小企業が少なからず影響を受けるものと考えられる。具体的には、例えば電子メールで送信された請求書については、これまで添付ファイルを印刷した紙を保存することも認められていたが、今後は電子保存を行う必要があり、紙による保存は認められない。また、クレジットカードの利用明細をＷＥＢで参照している場合、その画面をプリントアウトしたものを保存することは認められず、その画面をダウンロードするなどの対応が必要となる。

　加えて、これらの電子データをアトランダムにマイドキュメント等に保存すれば良いだけならそれほど煩瑣ではないのであろうが、話はそう簡単ではなく、その保存方法についても厳格なルールが定められている。こちらも詳細は割愛するが、多くの中小企業にとっては①「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の作成・運用、②検索機能の確保、の２要件を満たすことが現実的である。

　②検索機能の確保を満たす方法としては、ａ）エクセル等により、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態にしておくこと、ｂ）当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができること、などがある。

　最後に、本ルールに違反した場合には（少なくとも法令上は）青色申告の取消し対象となり得るので、該当する事業所においては適切に対応していく必要がある。なお、詳細は国税庁のホームページ参照。